Office Assistenz (m/w)

Aus Wikimedia Deutschland
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Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V. ist ein gemeinnütziger Verein und mit rund 100 Mitarbeitenden sowie über 50.000 Mitgliedern die älteste und größte der über 40 unabhängigen Länderorganisationen der Wikimedia-Bewegung weltweit. Das bekannteste Wikimedia-Projekt ist die freie Online-Enzyklopädie Wikipedia, die Millionen von Menschen täglich nutzen und permanent ergänzen und verbessern. Wikimedia Deutschland fördert aber auch den Grundgedanken jenseits der Enzyklopädie: Unser Ziel ist, das Erstellen, Sammeln und Verbreiten von Freiem Wissen in allen gesellschaftlichen Bereichen zu etablieren und zu stärken. Wir wollen eine Welt, in der das gesammelte Wissen der Menschheit jeder Person frei zugänglich ist. Im Mittelpunkt der hauptamtlichen Arbeit stehen dabei die Unterstützung von Freiwilligen, die Weiterentwicklung von Technik und Software, gesellschaftliche Aufklärung sowie die Zusammenarbeit mit Wissenschafts- und Kulturinstitutionen. An Freiwillige in den Wikimedia-Projekten vergeben wir Stipendien und bieten ihnen technische Hilfe. Wir setzen uns auf deutscher und europäischer Ebene für gesellschaftliche Rahmenbedingungen ein, durch die Freies Wissen selbstverständlicher Teil unseres Alltags wird.

Zur Verstärkung unseres Office Teams suchen wir in Teilzeit für 20 Stunden ab sofort eine kompetente und engagierte Unterstützung in der Position als Office Assistenz.

Das Team Office sorgt für die Infrastruktur bei Wikimedia Deutschland und unterstützt die Kollegen und Kolleginnen darin ihre Arbeit zu tun. Die Aufgaben sind sehr abwechslungsreich: Wir organisieren den Empfang von Gästen, koordinieren Telefonate, sorgen dafür, dass alles benötigte Material zur Verfügung steht und vieles mehr. In unserem Team legen wir viel Wert auf einen netten und wertschätzenden Umgang miteinander.


Zu Ihren Aufgaben gehören:

  • Selbstständige Organisation sowie Erledigung von Office-Tätigkeiten (Post, Telefon, Wiedervorlage, Präsentationserstellung sowie Erledigung der externen und internen Korrespondenz in deutscher und teilweise englischer Sprache),
  • Unterstützung des Frontoffice/Empfangs: Betreuung, Bewirtung und Koordination von Gästen, Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung von Telefonaten und Liefersendungen, Vor- und Nachbereitung von Meetingräumen, Bearbeitung des Wareneingangs, Unterstützung im Bestellprozess sowie in der Büromaterialverwaltung, Business Administration (BahnCard und BVG Verwaltung),
  • Auswahl von Service-Partnern und Dienstleistern sowie Überwachung von Ausstattungsstandards, Recherche und Einholen von Angeboten,
  • Unterstützung der Büroleitung in administrativen, operativen und organisatorischen Aufgaben,
  • Vorbereitende Buchhaltung,
  • Organisation und Durchführung der regelmäßigen Inventarisierung,
  • Unterstützung im On- und Offboarding von Mitarbeitenden.


Hierfür bringen Sie mit:

  • Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau oder eine vergleichbare Qualifikation mit mind. 3-jähriger Berufserfahrung im Aufgabenfeld),
  • Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse,
  • Sicherer Umgang mit den MS Office-Anwendungen (Word und Excel Internet und E-mail),
  • Fähigkeit zum “Multitasking” und hohe Serviceorientierung sowie hohes Maß zur Selbstorganisation,
  • Teamfähigkeit, Flexibilität und Stressresistenz,
  • Freundlichkeit und Freude am Umgang mit Menschen,
  • Bereitschaft zum flexiblen Einsatz innerhalb der Bürozeiten ( Mo.-Fr.09:00-18:00 Uhr).


Freuen Sie sich auf:

  • Die Möglichkeit, sich aktiv in einem der weltweit größten Projekte des Freien Wissens einzubringen,
  • Abwechslungsreiche und interessante Aufgaben in einem engagierten, zukunftsorientierten und internationalen Umfeld,
  • Eine offene und moderne Arbeitsumgebung sowie eine weltweite, lebhafte Community,
  • Nette und aufgeschlossene Kolleginnen und Kollegen, die sich auf Sie und die Zusammenarbeit mit Ihnen freuen.


Das Arbeitsverhältnis ist zunächst auf 2 Jahre befristet.


Interessiert? Dann bewerben Sie sich jetzt! Senden Sie uns Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen bis zum 18.07.2017 ausschließlich an jobs@wikimedia.de, unter Angabe Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins und Ihrer Gehaltsvorstellung entsprechend einer 20-Stunden-Teilzeitanstellung an unsere Personalleiterin, Frau Natali Bosnjakovic. Wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Wikimedia Deutschland verpflichtet sich der Chancengleichheit und diskriminiert nicht auf der Basis von beispielsweise ethnischer Herkunft, Staatsbürgerschaft, Religion, politischer oder sonstiger Anschauung, Geschlecht, Alter, Behinderung oder sexueller Identität oder Orientierung.