Verein

Geschäftsordnung

Die auf dieser Seite wiedergegebenen Geschäftsordnungen regeln die Geschäfte des Vereins. Jede der Hauptpunkte ist im Original ein eigenes Dokument. Abschnittsverweise im Text beziehen sich immer auf andere Abschnitte innerhalb derselben Geschäftsordnung.

1. Präsidium

I. Allgemeines

(1) Diese Geschäftsordnung regelt die Geschäfte des Präsidiums. Sie bindet, sofern nicht anders festgelegt, nur das Präsidium und seine Mitglieder.

(2) Diese Geschäftsordnung wurde am 22. Oktober 2011 beschlossen. Sie bleibt in Kraft, bis eine neue Geschäftsordnung beschlossen wird.

(3) Die Geschäftsordnung des Vorstandes nach Satzung in der Fassung vor dem 19. November 2011 wird aufgehoben.

II. Aufgaben

§ 1 Allgemeines

(1) Das Präsidium leitet die Geschicke des Vereins im Rahmen der in § 10 Abs. 3 der Satzung festgelegten Aufgaben und der von der Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse.

(2) Das Präsidium bestimmt gemeinschaftlich die Richtlinien seiner Arbeit (Richtlinienkompetenz). Diese sind für die Mitglieder des Präsidiums verbindlich und von ihnen in ihren Ressorts und sonstigen Tätigkeitsbereichen selbständig und unter eigener Verantwortung zu verwirklichen (Ressortprinzip). In Zweifelsfällen ist die Entscheidung des Präsidiums einzuholen (Kollegialprinzip).

(3) Dem Präsidium sind zur Beratung und Beschlussfassung sämtliche Angelegenheiten allgemeiner Bedeutung vorzulegen, darunter insbesondere:

(a) alle Antragsentwürfe für die Mitgliederversammlung, die seitens des Präsidium eingebracht werden sollen

(b) alle Entwürfe neuer Geschäftsordnungen sowie deren Änderungen

(c) Meinungsverschiedenheiten zwischen Präsidiumsmitgliedern, sofern sie von ressortübergreifender Bedeutung sind oder inhaltlich keinem Ressort zuzuordnen sind und der Versuch einer Verständigung unter Moderation des Vorsitzenden keine Einigung erbracht hat

(4) Sofern Angelegenheiten nach (3) die Zuständigkeiten eines Ressorts berühren, ist vor der Beschlussfassung dessen Stellungnahme zu berücksichtigen.

(5) Die Mitglieder des Präsidiums haben insbesondere folgende Rechte und Pflichten:

(a) die Interessen des Vereins aktiv zu unterstützen und zu fördern

(b) an Präsidiumssitzungen und -beschlüssen mitzuwirken

(c) dem Präsidium Beschlüsse vorzuschlagen

(d) die Beschlüsse des Präsidiums außerhalb des Präsidiums zu vertreten, selbst wenn sie anderer Auffassung sind

(e) ihre Ressorts verantwortungsbewusst und gewissenhaft zu führen und in der Öffentlichkeit zu vertreten

(f) den Vorstand im Rahmen ihrer Ressorts zu beraten

(g) die ihnen von der Satzung oder der Mitgliederversammlung übertragenen Aufgaben zu erfüllen

(h) der Mitgliederversammlung über ihre Tätigkeiten Rechenschaft zu leisten

(6) Das Präsidium bestimmt die Zuweisung der Aufgaben, die nicht explizit in dieser Geschäftsordnung, in der Satzung oder durch die Mitgliederversammlung zugewiesen werden.

(7) Mitglieder des Präsidiums können mit dem Verein nur dann ein Angestelltenverhältnis eingehen oder vom Verein bezahlte Auftragsarbeiten annehmen, wenn sie mindestens für die Zeit der Anstellung bzw. der bezahlten Auftragsarbeit ihr Amt im Präsidium ruhen lassen. Handelt es sich um eine unbefristete Festanstellung, können sie diese nur eingehen, wenn sie ihr Amt im Präsidium niederlegen.

§ 2 Vertraulichkeit

(1) Die Mitglieder des Präsidiums sowie das von Wikimedia Deutschland gewählte Mitglied des Rates der Wikimedia Chapters Association (WCA-Ratsmitglied) sind verpflichtet, alle direkt oder indirekt zur Kenntnis genommenen Informationen, die ihnen in Ausübung ihrer Tätigkeit bekannt werden und nicht bereits veröffentlicht wurden, vertraulich zu behandeln und hierüber gegenüber Dritten Stillschweigen zu wahren. Sie werden die im Rahmen ihrer Tätigkeit für Wikimedia Deutschland gespeicherten oder bekannt gewordenen personen- oder geschäftsbezogenen Daten zu keinem anderen Zweck als dem der rechtmäßigen Erfüllung ihrer Aufgaben als Präsidiumsmitglied verarbeiten, Dritten zugänglich machen, bekannt geben oder sonst nutzen. Die Datenschutzgesetze des Bundes und des Landes Berlin in der jeweils aktuellen Fassung sind zu beachten.

(2) Diese Vertraulichkeitserklärung betrifft insbesondere

(a) interne Vorgänge sowie nicht abgeschlossene strategische und finanzielle Planungen von Wikimedia Deutschland

(b) die persönlichen und wirtschaftlichen Verhältnisse und Daten von Mitarbeitern, Mitgliedern und Kooperationspartnern von Wikimedia Deutschland.

(3) Die Vertraulichkeitserklärung erstreckt sich auf sämtliche Äußerungen nicht nur gegenüber Fremden, sondern auch gegenüber Angehörigen im Sinne des § 11 StGB.; sie umfasst sämtliche Unterlagen, Geschäftspapiere, Belege und alle vom Präsidium genutzten Kommunikationsmittel.

(4) Die hier genannten Pflichten dauern auch nach Beendigung der Tätigkeit im Präsidium bzw. als WCA-Ratsmitglied an.

§ 3 Vorsitzender

(1) Der Vorsitzende hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Sitzungen und Telefonkonferenzen des Präsidiums vorzubereiten und zu leiten

(b) den strategischen Planungsprozess zu leiten

(c) auf die Durchführung der allgemeinen Richtlinien der Arbeit des Präsidiums zu achten

(d) die Dienstaufsicht über den Vorstand zu führen

(e) den Verein in der Öffentlichkeit zu vertreten

(f) außerordentliche Sitzungen nach eigenem Ermessen einzuberufen

(g) den Verein dem Vorstand gegenüber zu vertreten

(2) Der Vorsitzende kann seine unter (1) genannten Pflichten, mit Ausnahme von (1) (e), im Einzelfall einem anderen Präsidiumsmitglied übertragen.

(3) Über (1) (e) hinaus hat der Vorsitzende außerordentliche Sitzungen auch dann einzuberufen, wenn mindestens drei Präsidiumsmitglieder dies fordern.

§ 4 Stellvertretende Vorsitzende

(1) Die Stellvertretenden Vorsitzenden haben folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) den Vorsitzenden in seinen Tätigkeiten nach Bedarf zu unterstützen

(b) den Verein gegenüber anderen Chaptern und der Wikimedia Foundation zu vertreten, sofern diese Aufgabe nicht an ein anderes Präsidiumsmitglied übertragen wird

(2) Zu Beginn seiner Amtszeit bestimmt das Präsidium die Rangreihenfolge der Stellvertretenden Vorsitzenden. Die Stellvertretenden Vorsitzenden übernehmen entsprechend ihrer Rangreihenfolge die Rechte und Pflichten des Vorsitzenden, sofern dieser an der Ausübung seines Amtes verhindert ist und diese Verhinderung voraussichtlich vorübergehender Natur ist. Die Feststellung der Verhinderung obliegt dem Vorsitzenden oder einer Mehrheit der Mitglieder des Präsidiums. Die genannten Rechte und Pflichten gehen wieder auf den Vorsitzenden über, sofern dieser dem Präsidium mitteilt, dass er sein Amt ausüben kann.

§ 5 Schatzmeister

(1) Der Schatzmeister hat folgende weitere Rechte und Pflichten:

(a) die Einhaltung des Wirtschaftsplans regelmäßig zu kontrollieren

(b) den Vorstand bei Finanzfragen zu beraten

(c) an der Kassenprüfung teilzunehmen und die Kassenprüfer in ihrer Tätigkeit zu unterstützen

(2) Beschlüsse des Präsidiums, mit denen Kosten für den Verein verbunden sind, bedürfen der Zustimmung des Schatzmeisters. Auf die Zustimmung des Schatzmeisters kann bei wichtigem Grund verzichtet werden, wenn das Präsidium dies mit Begründung mehrheitlich beschließt. Ein solcher Beschluss ist separat zu protokollieren.

§ 6 Ressorts

(1) Die Geschäfte des Präsidiums gliedern sich in die folgende Ressorts:

(a) Freiwilligenförderung

(b) Politik und Gesellschaft

(c) Public Relations

(d) Qualität

(e) Usability & Technik

(f) Betriebsmittel

(g) Finanzen

(h) Fundraising

(i) Organisationsentwicklung

(j) Personal

(k) Vereinskommunikation

(l) Wikimedia International

(2) Jedes Präsidiumsmitglied, dass sich bereits bei seiner Kandidatur für ein oder mehrere Ressorts aufstellt, wird durch die Wahl der Mitgliederversammlung diesen Ressorts zugeordnet. Das Präsidium kann unter Berücksichtigung der Qualifikationen und Wünsche seiner Mitglieder weitere Zuordnungen vornehmen und von ihm beschlossene Zuordnungen ändern oder widerrufen.

III. Sitzungen

§ 1 Allgemeines

(1) Sitzungen des Präsidiums sind nicht öffentlich. Der Vorstand von Wikimedia Deutschland sowie das WCA-Ratsmitglied haben das Recht an jeder Sitzung beratend teilzunehmen, es sei denn mindestens zwei Mitglieder des Präsidiums fordern eine Nichtteilnahme des Vorstandes bzw. des WCA-Ratsmitglieds. Weitere Gäste können auf Beschluss des Präsidiums an Sitzungen zu einzelnen Punkten oder insgesamt beratend teilnehmen.

(2) Sitzungen des Präsidiums sind beschlussfähig, wenn ordnungsgemäß eingeladen wurde und mindestens die Hälfte der Mitglieder des Präsidiums daran teilnehmen.

(3) Für Telefonkonferenzen sind die Regelungen für Sitzungen analog anzuwenden, sofern diese Geschäftsordnung nichts anderes bestimmt.

§ 2 Einladung

(1) Die ordnungsgemäße Einladung zu einer Sitzung muss mindestens sieben Tage, zu Telefonkonferenzen mindestens zwei Tage vor Beginn erfolgt sein.

(2) Die Einladung erfolgt in der Regel über die Mailingliste des Präsidiums. In begründeten Ausnahmefällen ist auch eine telefonische Einladung möglich, sofern jedes Präsidiumsmitglied innerhalb der unter (1) genannten Frist nachweislich davon Kenntnis erlangen konnte.

(3) Jede Einladung sollte einen Hinweis darauf erhalten, zu welchem Zeitpunkt die Agenda der jeweiligen Sitzung geschlossen wird.

(4) Die Agenda einer Sitzung wird 24 Stunden vor dem Sitzungsbeginn geschlossen.

(5) Zu Tagungsordnungspunkten, die später eingereicht werden, kann durch die Teilnehmer kein Beschluss gefasst werden.

(6) Einladungen erfolgen durch den Vorsitzenden. Dieser kann im Bedarfsfall einen Vertreter berufen.

§ 3 Leitung

(1) Die Leitung der Sitzung obliegt dem Vorsitzenden, in seiner Abwesenheit einem der Stellvertretenden Vorsitzenden. Sind auch diese abwesend, wird von den Teilnehmern der Sitzung ein Sitzungsleiter bestimmt.

(2) Sofern ein wichtiger Grund vorliegt, kann das Präsidium während der Sitzung beschließen, die Sitzungsleitung vorübergehend oder für die gesamte Sitzung einem anderen Präsidiumsmitglied zu übertragen.

§ 4 Beschlussfähigkeit und Stimmrecht

(1) Die Beschlussfähigkeit wird zu Beginn der Sitzung vom Sitzungsleiter festgestellt und im Protokoll vermerkt. Sie ist solange gegeben, wie sie nicht von einem Mitglied des Präsidiums angezweifelt wird, wonach die Beschlussfähigkeit erneut festgestellt werden muss.

(2) Jedes Präsidiumsmitglied, das an einer Sitzung teilnimmt, hat eine Stimme, sofern kein Stimmrechtsentzug auf Basis der Geschäftsordnung/Interessenkonflikte erfolgt.

(3) Zu vorformulierten Beschlussanträgen können einzelne Präsidiumsmitglieder auch vorab ihre Stimme abgeben. Diese ändert jedoch die notwendigen Voraussetzungen zur Beschlussfähigkeit nicht.

(4) Sofern nichts anderes bestimmt ist, erfolgen Abstimmungen durch Handzeichen, bei Telefonkonferenzen durch Wortmeldung.

(5) Verdeckte Abstimmungen sind durchzuführen, wenn dies mindestens ein Präsidiumsmitglied beantragt. Sie erfolgt mittels identischer, unmarkierter Stimmzettel.

(6) Beschlüsse zur Bestellung, Suspendierung oder Abberufung des Vorstandes können nur während einer Sitzung gefasst werden. Die Abstimmung ist verdeckt durchzuführen.

(7) Ein Beschluss gilt als angenommen, wenn mehr Ja- als Nein-Stimmen abgegeben wurden. Enthaltungen und ungültige Stimmen gelten als nicht abgegeben.

(8) Das Ergebnis der Abstimmung wird unter Aufzeichnung der Für- und Gegen-Stimmen sowie der Enthaltungen im Protokoll vermerkt.

§ 5 Besondere Regelungen für Telefonkonferenzen

(1) Telefonkonferenzen dienen der effizienteren Arbeit des Präsidiums. Sie sind subsidiär zu Umlaufbeschlüssen und Sitzungen zu verstehen.

(2) Beschlüsse nach 4.4. (5) (verdeckte Abstimmungen) sowie Beschlüsse zu zustimmungspflichtigen Handlungen des Vorstandes gemäß Geschäftsordnung/Vorstand sind in Telefonkonferenzen ausgeschlossen.

(3) Auf Antrag von mindestens zwei Mitgliedern des Präsidiums sind Beschlussvorschläge einer Telefonkonferenz als Umlaufbeschlüsse oder als Beschlüsse während einer Sitzung vorzunehmen. In diesen Fällen ist die Beschlussfassung während einer Telefonkonferenz ausgeschlossen. Die Anträge sind zu protokollieren.

§ 6 Veröffentlichung

(1) Beschlüsse des Präsidiums sind in Kurzfassung innerhalb von vier Wochen nach Beschlussfassung auf der Webseite des Vereins in einer chronologischen Liste je Wahlperiode (beginnend mit den Präsidiumsbeschlüssen 2011/2012) zu veröffentlichen. In Einzelfällen kann die Veröffentlichung später erfolgen oder auf diese verzichtet werden. Hierauf ist bereits bei Beschlussfassung hinzuweisen. Zuständig für die Kurzfassungen ist der Antragsteller.

IV Umlaufbeschlüsse

§ 1 Allgemeines

(1) Jedes Präsidiumsmitglied hat das Recht, Anträge für Präsidiumsbeschlüsse im Wiki des Präsidiums zu erstellen und sie als Umlaufbeschluss zur Beschlussfassung vorzuschlagen. Dem Vorstand wird dieses Recht ebenfalls eingeräumt, sofern der Beschluss für den Erhalt oder die Entwicklung der laufenden Geschäften des Vereins notwendig sind oder ein Zustimmungsvorbehalt des Präsidiums greift. Dem WCA-Ratsmitglied wird dieses Recht ebenfalls eingeräumt, sofern der Beschluss einen direkten Bezug auf die Mitgliedschaft des Vereins in der Wikimedia Chapters Association oder auf damit verbundene Rechte oder Pflichten hat.

(2) Jeder Umlaufbeschluss soll aus einem Antragstext und einer Begründung bestehen. Aus der Begründung soll hervorgehen, warum der Beschluss dem Verein dient und warum ein Beschluss des Präsidiums sinnvoll und notwendig ist.

(3) Sofern der Beschluss wesentliche Auswirkungen auf die laufenden Geschäfte des Vereins hat, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Vorstandes einzuholen.

(4) Sofern der Beschluss Änderungen am Haushaltsplan vornimmt, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des Schatzmeisters einzuholen.

(5) Sofern der Beschluss wesentliche Auswirkungen auf die Mitgliedschaft des Vereins in der Wikimedia Chapters Association oder auf die damit verbundenen Rechte oder Pflichten hat, ist vor Beginn der Abstimmung die Stellungnahme des WCA-Ratsmitglieds einzuholen.

§ 2 Beschlussfassung

(1) Die Beschlussfassung beginnt mit dem Zeitpunkt, zu dem der Antragsteller das Präsidium über die Mailingliste über den Vorschlag informiert und zur Mitwirkung eingeladen hat. Sie endet 48 Stunden, nachdem der letzte Diskussionsbeitrag im Wiki veröffentlicht und die letzte Stimme abgegeben wurde, sofern im Antrag nichts anderes bestimmt wird.

(2) Die Beschlussfassung besteht aus einer Diskussionsphase gefolgt von einer Abstimmungsphase. In der ersten Phase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. In der zweiten Phase erfolgt die Abstimmung.

(3) Die Diskussionsphase soll der Vorschlag diskutiert und gegebenenfalls überarbeitet werden. Sie endet, sobald der Antragsteller der Ansicht ist, dass die Diskussion beendet ist und der Antrag keiner weiteren Überarbeitung bedarf, und er auf der Mailingliste des Präsidiums zur Abstimmung einlädt.

(4) Die Abstimmungsphase dauert sieben Tage. Eine längere Abstimmungsdauer kann im Antrag festgelegt werden. Eine kürzere Abstimmungsdauer kann vom Vorsitzenden festgelegt werden, sofern ein wichtiger Grund für die Ausnahme vorliegt.

(5) Die Einladung zur Abstimmung soll eine kurze inhaltliche Zusammenfassung, einen Link auf die Wikiseite sowie einen deutlichen Hinweis auf die Frist zur Abstimmung enthalten.

(6) Der Antragsteller hat jederzeit das Recht, die Abstimmungsphase vorzeitig zu beenden und den Antrag damit ohne Entscheidung zurückzuziehen.

(7) Das Ende sowie das Ergebnis der Abstimmung wird vom Vorsitzenden festgestellt. Die Antragsseite im Wiki wird gesperrt und das Ergebnis auf der Übersichtsseite der Umlaufbeschlüsse vermerkt.

V. Wechsel / Rücktritt

§ 1 Kommunikationsmittel

(1) Neuen Mitgliedern des Präsidiums ist zu Beginn ihrer Amtszeit eine E-Mail-Adresse sowie ein Zugang zum Präsidiums-Wiki und zum Wikimedia-Wiki bereitzustellen. Die E-Mail-Adresse wird der Mailinglisten für das Präsidium sowie für die gemeinsame Mailingliste von Präsidium und Vorstand hinzugefügt. Ebenfalls wird die E-Mail-Adresse in die passenden Ressort-Verteiler eingetragen, sofern solche existieren.

(2) Scheidet ein Präsidiumsmitglied vor Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am siebten Tag nach Wirksamkeit seines Ausscheidens aus den unter (1) genannten Mailinglisten entfernt.

(3) Scheidet ein Präsidiumsmitglied nach Ende der Amtszeit aus, wird seine E-Mail-Adresse am Tag nach der Mitgliederversammlung aus den unter (1) genannte Mailinglisten entfernt.

(4) Das Passwort für das Präsidiums-Wiki ist nach jeder Mitgliederversammlung sowie sieben Tage nach jeder Änderung in der Zusammensetzung des Präsidiums zu ändern und dem Präsidium mitzuteilen.

(5) Jedes Präsidiumsmitglieder erhält auf Wunsch einen Zugang zum OTRS zur Einsichtnahme und Bearbeitung der wm-de-Queue. Bei Ausscheiden des Präsidiumsmitglieds ist wie unter (2) und (3) zu verfahren.

(6) Die vorgehenden Punkte 1.5.1 (1) bis 1.5.1 (5) sind analog auf das WCA-Ratsmitglied anzuwenden.

§ 2 Übergabe

(1) Zu Beginn seiner Amtszeit erhält jedes Präsidiumsmitglied von der Geschäftsstelle die Übergabedokumente des Vorgängers, sofern vorhanden.

(2) Scheidet ein Präsidiumsmitglied aus dem Präsidium aus, hat es sämtliche ihm überlassenen Dokumente zur Präsidiumsarbeit an die Geschäftsstelle zurückzugeben.

2. Vorstand

Beschlossen 

24. September 2006

Geändert 

am 1. Juli 2007, am 2./3. August 2008, 13. Januar 2009, 24. März 2010, 22. Oktober 2011

§ 1 Vorstand

(1) Der Vorstand wird vom Präsidiums des Vereins bestellt.

(2) Der Vorstand führt die laufenden Geschäfte des Vereins Wikimedia Deutschland e.V.

(3) Arbeitsort des Vorstandes ist der Sitz der Geschäftsstelle.

§ 2 Aufgaben

(1) Als laufende Geschäfte im Sinne der Satzung gelten die Bearbeitung aller Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Vorgänge und Angelegenheiten.

(2) Über die in der Satzung festgelegten Aufgaben hinaus obliegen insbesondere:

(a) Entwicklung und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung Freien Wissens auf der Grundlage der strategischen Zielvorgaben des Präsidiums und der Beschlüsse der Mitgliederversammlung

(b) Gestaltung und Weiterentwicklung der notwendigen Organisationsstrukturen und Prozesse

(c) Sicherung der finanziellen Stabilität des Vereins

§ 3 Organisatorische Einordnung

Weisungsbefugt gegenüber dem Vorstand ist der Vorsitzende des Präsidiums im Verhinderungsfall dessen Stellvertreter.

§ 4 Personal

(1) Der Vorstand ist Dienstvorgesetzter aller Mitarbeiter von Wikimedia Deutschland e.V..

(2) Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeitern erfolgen innerhalb des Haushaltsrahmens nach Ermessen des Vorstandes. Ab der Ebene von Mitarbeitern mit Personal- und Budgetverantwortung bedürfen diese der Zustimmung des Präsidiums.

(3) Der Vorstand ist in seiner Geschäftsführung dem Präsidium gegenüber verantwortlich.

(4) Der Vorstand ernennt umgehend nach seiner Bestellung einen hauptamtlichen Mitarbeiter zu seinem permanenten Vertreter für den Fall eines unerwarteten Ausfalls. Die Ernennung bedarf der Zustimmung des Präsidiums. Dem permanenten Vertreter ist schriftliche Vollmacht zu erteilen.

§ 5 Vertretung

(1) Der Vorstand führt in allen Wikimedia Deutschland e.V. betreffenden Angelegenheiten den Schriftverkehr nach innen und nach außen.

(2) Das Präsidium kann sich einzelne Angelegenheiten zur Erledigung selbst vorbehalten. Diese sind dem Vorstand in Textform anzuzeigen.

(3) Der Vorstand hat eine Anweisungsbefugnis im Rahmen des geltenden Wirtschaftsplanes. Anweisungen, die einem expliziten Vorbehalt des Vorstandes oder nach § 12 Abs. 5 der Satzung unterstehen, bedürfen der Zustimmung des Präsidiums.

§ 6 Berichtspflicht

(1) Der Vorstand hat dem Präsidium über alle wesentlichen Vorkommnisse und Vorgänge regelmäßig – auch außerhalb der Präsidiumssitzungen – zu berichten.

(2) Bei besonderen Vorkommnissen ist der Vorsitzende, die Stellvertretenden Vorsitzenden und der Schatzmeister des Präsidiums unverzüglich in Kenntnis zu setzen. Diese erhalten von wichtigen Schreiben Durchschläge zur Kenntnis.

§ 7 Ort der Geschäftsstelle

1. Die Geschäftsstelle hat Ihren Sitz in Berlin.

§ 8 Zustimmungsvorbehalte

Gemäß § 12 (5) der Satzung hat das Präsidium festgelegt, dass die folgenden Geschäfte der Zustimmung durch das Präsidium bedürfen, bevor sie vom Vorstand unternommen werden dürfen:

(1) Zuteilungen des Community-Projektbudgets an einzelne Projekte

3. Vertretungsregelung bei Abwesenheit des Vorstandes

§ 1 Ziel

Ziel dieser Geschäftsordnung ist die Sicherung der Entscheidungswege und des Betriebs der Geschäftsstelle in Zeiten der Abwesenheit des Vorstandes.

§ 2 Anwendungsbereich

(1) Diese Geschäftsordnung findet Anwendung in allen Fällen, in denen der Vorstand vorhersehbar (Dienstreisen, Urlaub, etc.) oder unvorhersehbar (Krankheit, Unfall, etc.) seine Aufgaben für mehr als drei Arbeitstage nicht wie vorgesehen erfüllen kann. Im Folgenden wird geregelt, wer in welchen Angelegenheiten und mit welchen Kompetenzen den Vorstand vertritt.

(2) Grundlage der Vertretungsregelung ist der Beschluss der Mitgliederversammlung über "Ergänzende Regelungen zur neuen Verantwortungsstruktur" vom 19. März 2011.

§ 3 Grundsätzliches

(1) Der Vorstand bestimmt einen hauptamtlichen Mitarbeiter des Vereins zu seinem ständigen Vertreter während seiner Abwesenheit. In der Regel wird ein Mitarbeiter mit Dienstsitz Berlin als Vertreter benannt. Die Ernennung bedarf der Zustimmung des Präsidiums. Dem permanenten Vertreter ist schriftliche Vollmacht zu erteilen.

(2) Die Dienstaufsicht über den Vertreter obliegt dem Vorsitzenden des Präsidiums, stellvertreten durch den dafür bestimmten stellvertretenden Vorsitzenden im Verhinderungsfall.

(3) Der Vertreter übt gegenüber allen Mitarbeitern des Vereins das betriebliche Weisungsrecht aus. Außergewöhnliche arbeitsrechtliche Maßnahmen, insbesondere Einstellungen, Kündigungen, Abmahnungen und Änderungen an Arbeitsverträgen, bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

§ 4 Erreichbarkeit des Vorstandes

In Zeiten der Abwesenheit ist der Vorstand in Notfällen telefonisch über das Handy zu erreichen. Nur das Präsidium bzw. der benannte Vertreter sollen diesen Weg nutzen.

§ 5 Zugang zum Büro des Vorstandes

Der Vertreter erhält den Schlüssel zum Büro des Vorstandes ausgehändigt. Der Zugang zum Büro erfolgt nur in dringenden Fällen. Nach der Rückkehr ist der Vorstand hierüber zu informieren.

§ 6 Übergabe

Der Vorstand übergibt die laufenden Aufgaben, Projekte, Anfragen, etc. am letzte Tag vor seiner Abwesenheit an seinen Vertreter.

§ 7 Betrieb der Geschäftsstelle

(1) Bestellungen: nur in dringenden Fällen und nur in einer vom Vorstand festgelegten Höhe. Höhere Bestellungen bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

(2) Urlaubsanträge: nur in dringenden Fällen und nur bis zu drei Tagen. Längere Urlaube bedürfen der Zustimmung des Vorsitzenden des Präsidiums.

(3) Krankmeldungen: hier ist zu kontrollieren, dass ab dem dritten Tag der Krankmeldung eine Krankschreibung eingereicht wird

(4) Studenten: Aufgabenverteilung und Fortschrittskontrolle

(5) Durchsicht der Postmappe; in wichtigen oder unklaren Fällen ist der Vorsitzende des Präsidiums zu kontaktieren und die nächsten Schritte zu besprechen

§ 8 Finanzen

(1) Verwaltung der Handkasse (vor Beginn der Vertretung und nach Ende der Vertretung wird ein Kassenprotokoll angefertigt)

(2) Überweisungen, Rechnungen, Reisekostenerstattungen, etc. sind mit dem Vorsitzenden des Präsidiums abzustimmen

(3) Rechnungen: Durchsicht der eingegangenen Rechnungen. In dringenden Fällen (Kostenerstattungen, Mahnungen, etc.) ist der zuständige Mitarbeiter anzuweisen, diese im Banksystem zu buchen. Die Freigabe erfolgt durch den Vorsitzenden des Präsidium.

§ 9 Rechtliches

Über alle rechtlichen Korrespondenzen (Abmahnungen, einstweilige Verfügungen, Anwaltsschreiben, etc.) ist umgehend der Justiziar des Vereins und der Vorsitzende zu informieren.

4. Interessenkonflikte

§ 1 Präambel

Wikimedia Deutschland – Gesellschaft zur Förderung Freien Wissens e. V. ist eine gemeinnützige Organisation. Die Funktionsträger und Mitarbeiter des Vereins sind zum Teil hauptamtlich, zum Teil ehrenamtlich tätig. Diese Geschäftsordnung soll es dem Verein ermöglichen, potenzielle, wahrscheinliche und tatsächliche Interessenkonflikte zu erkennen, zu bewerten und ihnen angemessen zu begegnen.

§ 2 Betroffene Personen

(1) Diese Geschäftsordnung gilt für Mitglieder des Präsidiums, des Vorstands, für Gremien zur Mittelverteilung, für die Kassenprüfer sowie für alle ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung sowie alle weiteren von der Mitgliederversammlung, dem Präsidium oder dem Vorstand ernannte oder gewählte Funktionsträger.

(2) Jede der in § 1 (1) genannten Personen ist dem Interesse des Vereins verpflichtet. Sie darf bei ihren Entscheidungen weder persönliche Interessen verfolgen noch Geschäftschancen, die dem Verein zustehen, für sich nutzen.

(3) Jede dieser Personen ist verpflichtet:

(a) die Kenntnis dieser Geschäftsordnung schriftlich zu bestätigen und sich zu ihrer Einhaltung zu verpflichten und

(b) dem Vorstand die im Fragebogen geforderten Angaben schriftlich zu übermitteln. Änderungen an diesen Angaben sind unverzüglich mitzuteilen. Die Angaben werden in der Geschäftsstelle vorgehalten und unterliegen der Geheimhaltung. Sie sind jedem Präsidiums- und Vorstandsmitglied und den Kassenprüfern auf Anfrage zur Einsicht vorzulegen.

§ 3 Betroffene Geschäfte

(1) Diese Geschäftsordnung betrifft alle Geschäfte

(a) zwischen dem Verein und einer unter §1 (1) genannten Person,

(b) zwischen dem Verein und einem Dritten, zu dem mit einer unter §1 (1) genannten Person eine wesentliche Beziehung besteht und

(c) zwischen einer unter §1 (1) genannten Person und einem Dritten, wenn das Geschäft wahrscheinlich Auswirkungen auf den Verein enthält.

(2) Eine wesentlichen Beziehung zu einem Dritten besteht, wenn

(a) der Dritte ein Familienmitglied (Ehe- oder Lebenspartner, Eltern, Geschwister, Kinder, Großeltern, Enkel) ist oder

(b) die Person in einem Treueverhältnis zum Dritten steht (z. B. als Angestellter, freier Mitarbeiter, Geschäftsführer, Vorstand, Aufsichtsrat) oder

(c) der Dritte eine juristische Person ist, an der die unter §1 (1) genannte Person oder ein Dritter, zu dem eine wesentliche Beziehung besteht, Anteile von mehr als 10 % besitzt.

(3) Diese Geschäftsordnung gilt auch für alle Geschäfte, in denen es einen tatsächlichen oder nur wahrgenommenen Interessenkonflikt gibt. Dazu gehören auch Geschäfte, in denen die Interessen der betroffenen Person als gegensätzlich oder konkurrierend zu denen des Vereins wahrgenommen werden könnten.

§ 4 Veröffentlichung, Nichtbeeinflussung und Entzug

(1) Sobald eine unter §1 (1) genannte Person von einem unter §2 genannten geplanten Geschäft erfährt, hat sie unverzüglich die folgenden Pflichten zu erfüllen:

(a) Den Vorstand über Existenz und Umstände des geplanten Geschäfts zu informieren.

(b) Die Person hat jede Beeinflussung des Vereins zugunsten der Durchführung dieser geplanten Handlung zu unterlassen.

(c) Die Person hat sich, außer zur Beantwortung einzelner Fragen, jeder Diskussion dieser geplanten Handlung zu entziehen.

§ 5 Umgang mit Interessenkonflikten

(1) Der Vorstand ist berechtigt, unter §2 genannte Geschäfte in Vertretung des Vereins vorzunehmen, sofern der Vorstand unter Ausschluss der betroffenen unter §1 (1) genannten Personen und unter Berücksichtigung der Marktsituation zu dem Schluss kommt, dass die Geschäfte satzungskonform und für den Verein vorteilhaft sind. Der Vorstand hat die Entscheidungsgrundlage im Sitzungsprotokoll darzulegen.

(2) Die Mitgliederversammlung ist über diese Beschlüsse gesondert zu informieren.

§ 6 Durchsetzung, Verstöße

(1) Die Verantwortung für die Durchsetzung dieser Geschäftsordnung obliegt dem Präsidium.

(2) Bei dieser Geschäftsordnung handelt es sich um eine Ordnung im Sinne des § 5 Abs. 4 der Satzung, deren Verletzung den Ausschluss eines Mitglieds mit sofortiger Wirkung aus wichtigem Grund zur Folge haben kann.

(3) Eine Verletzung dieser Geschäftsordnung kann ferner den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung der Rechtsbeziehung zum Verein zur Folge haben. Über den Widerruf der Bestellung und/oder die Kündigung entscheidet das nach Satzung jeweils zuständige Vereinsorgan unter Ausschluss der betroffenen unter §1 (1) genannten Person entsprechend der Regelungen der Satzung oder der jeweils zuständigen Ordnungen.

§ 7 Wirksamkeit

Diese Geschäftsordnung wird zu Beginn des Folgetages wirksam, an dem sie von der Mitgliederversammlung genehmigt wurde.

§ 8 Fragebogen

(1) Der Verein Wikimedia Deutschland e. V. verpflichtet jedes Mitglied des Vorstandes und der Geschäftsführung, jeden Kassenprüfer und jeden ehrenamtlichen oder hauptamtlichen Mitarbeiter mit Budgetverantwortung, jährlich:

a) die Geschäftsordnung Interessenkonflikte zu studieren und die Kenntnisnahme zu bestätigen und

b) jede persönliche, verwandtschaftliche oder geschäftliche Beziehung anzuzeigen, die wahrscheinlicherweise Gelegenheit für einen Interessenkonflikt bieten oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonfliktes hervorrufen könnten.

(2) Die mit diesem Fragebogen angegebenen Informationen unterliegen der Geheimhaltung und werden ausschließlich Mitgliedern des Vorstandes und der rechtlichen Vertretung des Vereins bei nachgewiesenem Bedarf zugänglich gemacht. Über Ausnahmen zur Wahrung der Vereinsinteressen entscheidet der Vorstand nach Beratung mit der betroffenen Person.

(3) Die folgenden Fragen sind nach bestem Wissen und Gewissen wahrheitsgemäß zu beantworten:

1. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, bei denen Sie als Mitglied im Vorstand, im Aufsichtsrat, in der Geschäftsführung, im Verwaltungsrat oder als Angestellter oder Arbeiter tätig sind, und beschreiben Sie Ihre dortige Tätigkeit.

2. Geben Sie die Namen aller juristischen Personen an, an denen Sie mindestens 10% der Anteile, Aktien, o.ä. besitzen.

3. Nennen Sie alle geplanten oder erwarteten Geschäftsbeziehungen zwischen Wikimedia Deutschland und Ihnen, Ihrer Familie oder unter 1) oder 2) genannten juristischen Personen. Beschreiben Sie jede der genannten Beziehungen und die damit verbundenen tatsächlichen oder potenziellen (geschätzten) Vorteile.

4. Sind Sie in anderen Beziehungen oder Vorgängen involviert, die einen Interessenkonflikt oder die Wahrnehmung eines potenziellen Interessenkonflikts hervorrufen können? Falls ja, beschreiben Sie bitte diese Beziehungen und Vorgänge.

5. Nennen Sie bitte sämtliche Geschäftsbeziehungen, die Sie, Ihre Familie oder unter 1) oder 2) genannte juristische Personen mit Wikimedia Deutschland in den letzten zwei Jahre unterhielten.

Ich habe die Geschäftsordnung zu Interessenkonflikten gelesen. Ich bestätige, dass ich diese Geschäftsordnungen einhalte und zukünftig einhalten werde.

Datum, Unterschrift

5. Reisekostenordnung

Beschluss 

6. August 2006

Geändert 

15. März 2008, 22. Oktober 2011

I. Allgemeiner Teil

§ 1 Geltungsbereich

Die Reisekostenordnung gilt für alle Reisen und Dienstreisen, die von ehrenamtlichen und hauptamtlichen Mitarbeitern oder Funktionsträgern für den Verein unternommen werden.

§ 2 Begriff der Reise

(1) Eine Reise im Sinne dieser Kostenordnung liegt vor,

a) wenn ein ehrenamtlicher Funktionsträger von Wikimedia Deutschland e.V. im Rahmen seiner Funktion oder eines dezidierten Vereinsprojektes außerhalb seines Wohnortes vorübergehend tätig wird

b) wenn ein hauptamtlicher Funktionsträger oder Angestellter von Wikimedia Deutschland e.V. aus dienstlichen Gründen außerhalb der Vereinsgeschäftsstelle vorübergehend tätig wird.

(2) Die im folgenden unter II vorgesehenen Reisekostenvergütungen sollen lediglich die Mehrausgaben abdecken, die mit dem auswärtigen Tätigwerden verbunden sind. Die während der Reise erbrachten Leistungen sind mit dem Arbeitsentgelt abgegolten, bzw. stellen den ehrenamtlichen Beitrag dar.

§ 3 Voraussetzungen für Reisen

(1) Es gelten die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit (inkl. der Zeitökonomie). Reisen im Sinne des § 2 sind nur dann zuschußfähig, wenn der angestrebte Erfolg nicht auf andere, kostengünstigere Weise erzielt werden kann; sie sind auf die unbedingt erforderliche Zeit und die notwendigen Kosten zu beschränken. Die Reiseplanung soll so rechtzeitig erfolgen, dass nach Maßgabe aller relevanten Umstände, die günstigsten Tarife gebucht werden können.

(2) Der Betroffene hat sich rechtzeitig vor Antritt der Reise der Zustimmung des Vereins zu vergewissern, soweit diese sich nicht aus den Umständen ergibt (z.B. entsprechender Präsidiums- oder Vorstandsbeschluß).

II. Reisekostenvergütung

§ 4 Begriff der Reisekostenvergütung

Die Reisekostenvergütung besteht aus:

a) Tage- und Übernachtungsgeld (§ 5)

b) Fahrtkostenerstattung (§ 6)

c) Nebenkostenerstattung (§ 7)

§ 5 Tage- und Übernachtungsgeld

(1) Als Ersatz von Mehraufwendungen für Verpflegung wird ein Tagegeld gezahlt. Die Höhe des Tagegeldes bemisst sich nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 Satz 2 des Einkommensteuergesetzes.

(2) Erhalten Reisende unentgeltlich Verpflegung, werden von dem zustehenden Tagegeld für das Frühstück 20 Prozent und für das Mittag- und Abendessen je 40 Prozent des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag einbehalten. Dies gilt auch dann, wenn der Reisende unentgeltlich bereitgestellte Verpflegung ohne triftigen Grund nicht in Anspruch nehmen.

§ 6 Fahrtkostenerstattung

(1) Es ist der kürzeste oder zweckmäßigste Reiseweg zu wählen. Möglichkeiten zur Erlangung von Fahrpreisermäßigungen sind auszunutzen (z. B. durch Lösen verbilligter Rückfahrkarten, Gruppenreisen, Spar- oder Sondertarifen, Buchung einer Pauschalreise). Waren entsprechende Angebote verfügbar und wurde statt diesen ein teureres Angebot genutzt, werden Fahrtkosten nur bis zu deren Höhe erstattet (gilt z.B. bei Bordpreis-Fahrkarten).

(2) Fahrtkosten werden nur bis zur tatsächlichen, nachgewiesenen Höhe erstattet. Die entwerteten Original-Bahnkarten/Tickets sind der Reisekostenabrechnung beizufügen. Wird eine Teilstrecke nicht ausgenutzt, so sind die Karten mit einem entsprechenden Vermerk der Abrechnung beizulegen. Wenn die geplante Reise nicht angetreten wird, sind Fahrkarten unverzüglich zu stornieren bzw. durch Wikimedia Deutschland stornieren zu lassen.

Fahrtkosten für andere als die in § 3 Abs. 4 genannten Verkehrsmittel werden nur mit ausdrücklicher, schriftlicher Zustimmung des Vorstandes erstattet.

(3) Es werden erstattet:

a) Bahn: 2. Klasse nebst IC/ICE-Zuschlag

b) Privater Pkw (soweit genehmigt): in Höhe nachgewiesener Kosten oder bis zu 0,30 Euro/km

c) Mietwagen (soweit erforderlich und notwendig)

d) Taxi (soweit triftige Gründe vorliegen, dies sind insbesondere dringende dienstliche Gründe, zwingende persönliche Gründe wie z.B. Gesundheitszustand, regelmäßig verkehrende Beförderungsmittel verkehren nicht oder nicht zeitgerecht, Fahrten zwischen 23 und 6 Uhr und im Ausland spezielle Gegebenheiten des jewei­ligen Landes, wie z.B. Sicherheitsbelange)

e) Flugzeug: Touristenklasse (Economy)

f) Schiff (soweit genehmigt): preiswerte Ein-Bett-Kabine

Bei der Gewährung von Kilometergeld sind damit die Ansprüche des Betroffenen im Hinblick auf die Kfz-Kosten, wie Kraftstoffverbrauch, Instandhaltung, Abnutzung, Steuern, Versicherungen usw., abgegolten. Wird aus triftigen Gründen (gesondert nachzuweisen) ein Mietwagen, Liege- oder Schlafwagen benutzt, werden die hierfür notwendigen Kosten erstattet.

(4) Die Anschaffungskosten einer privaten BahnCard können erstattet werden, wenn die Benutzung der Karte insgesamt zu einer kostengünstigeren Abwicklung der Dienstreisen führt. Die Kosten der BahnCard werden dann erstattet, wenn die Fahrpreisermäßigungen die Kosten der Bahncard erreicht oder überschritten haben (ggf. nach mehreren Dienstreisen). Als Vorlage reicht eine Kopie der BahnCard aus.

§ 7 Nebenkostenerstattung

(1) Nebenkosten sind Auslagen für die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck, Straßenbahn- und Busfahrkarten, dienstlich veranlasste Telefongespräche, Garagen- und Parkgebühren, Bewirtungskosten usw., die während einer Dienstreise anfallen und nicht zu den Kosten der allgemeinen Lebensführung zu rechnen sind.

(2) Diese Kosten sind in der nachgewiesenen Höhe erstattungsfähig, wenn sie im direkten Zusammenhang mit der Reise oder der Tätigkeit stehen, zu deren Zweck die Reise durchgeführt wird.

§ 8 Auslandsreisen

Ehren- und hauptamtliche Funktionsträger sowie Angestellte von Wikimedia Deutschland e.V. erhalten als pauschalen Ersatz der Verpflegungsmehraufwendungen anlässlich einer Auslandsreise ein Tagegeld in Höhe von 100 Prozent des Auslandstagegeldes nach dem Bundesreisekostengesetz. Für die nicht erfassten Länder ist der für Luxemburg geltende Pauschbetrag maßgeblich. Der volle Pauschbetrag ist bei einer Abwesenheit von mindestens 24 Stunden zu zahlen; die jeweiligen Pauschbeträge ermäßigen sich bei einer Abwesenheit von zehn bis 14 Stunden auf 40 Prozent und bei einer Abwesenheit von 14 bis 24 Stunden auf 80 Prozent der Auslandstagegelder nach dem Bundesreisekostengesetz. Die Beträge sind auf volle €-Beträge abzurunden.

III. Schlussbestimmungen

§ 9 Reisekostenvorschuss und Abrechnung

(1) Der Reisekostenberechtigte kann gegen Nachweis der zu erwartenden Kosten bei der Geschäftsstelle von Wikimedia Deutschland e.V. formlos einen Reisekostenvorschuss bis zur Höhe der ihm voraussichtlich zustehenden Vergütung beantragen.

(2) Reisekostenabrechnungen sind unmittelbar, spätestens zwei Monate nach Beendigung der Reise auf dem hierfür vorgesehenen Vordruck von Wikimedia Deutschland e.V. unter Beifügung der Belege bei der Geschäftsstelle einzureichen.

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